Đơn vị Setup và Vận hành khách sạn resort Từ Đầu uy tín 2026

KANS Hospitality là thương hiệu chuyên tư vấn – phát triển kinh doanh vận hành khách sạn, đồng hành cùng chủ đầu tư trong toàn bộ hành trình từ ý tưởng ban đầu đến khi dự án đi vào hoạt động ổn định. Với cách tiếp cận thực tế, lấy hiệu quả kinh doanh và tính bền vững làm trọng tâm, KANS Hospitality không chỉ hỗ trợ setup khách sạn từ đầu về mặt hình thức mà còn xây dựng kế hoạch vận hành khách sạn từ đầu bài bản, giúp dự án tối ưu chi phí, hạn chế sai sót và tăng khả năng sinh lời ngay từ giai đoạn đầu tiết kiệm thời gian thu hồi vốn.

Giai đoạn tư vấn: Lập kế hoạch SETUP khách sạn, Lên chiến lược & ý tưởng (Concept & Feasibility)

Giai đoạn tư vấn chiến lược và ý tưởng là bước nền móng của toàn bộ dự án khách sạn. Trước khi đầu tư vào SETUP khách sạn từ đầu bao gồm: thiết kế, xây dựng hay mua sắm trang thiết bị, chủ đầu tư cần biết rõ dự án của mình có khả thi hay không, phù hợp với phân khúc nào, phục vụ nhóm khách hàng nào và có khả năng tạo lợi nhuận ra sao. Đây là giai đoạn giúp biến một ý tưởng kinh doanh thành một mô hình khách sạn có cơ sở thực tế.

Nghiên cứu thị trường, phân tích cung – cầu khu vực

Bước đầu tiên trong quá trình setup khách sạn là nghiên cứu thị trường. Đây là hoạt động giúp chủ đầu tư hiểu rõ khu vực dự án đang có những loại hình lưu trú nào, mức giá trung bình ra sao, nhóm khách hàng chính là ai, tỷ lệ lấp đầy có ổn định không và xu hướng du lịch, công tác, nghỉ dưỡng tại địa phương đang phát triển theo hướng nào.

Một dự án khách sạn ở trung tâm thành phố sẽ có đặc điểm rất khác với một resort ven biển, một boutique hotel trong khu phố cổ hoặc một khách sạn gần khu công nghiệp. Nếu không phân tích kỹ cung – cầu khu vực, chủ đầu tư rất dễ đầu tư sai phân khúc, xây dựng sản phẩm không phù hợp hoặc đưa ra mức giá không cạnh tranh.

Xác định phân khúc khách sạn 3-Sao, 4-sao, boutique, resort và các mô hình khác

Sau khi phân tích thị trường, bước tiếp theo là xác định phân khúc khách sạn. Một dự án có thể được phát triển theo nhiều hướng như khách sạn 3 sao, 4 sao, boutique hotel, resort nghỉ dưỡng, căn hộ dịch vụ, khách sạn phục vụ khách công tác hoặc mô hình lưu trú kết hợp F&B, wellness, sự kiện.

Xây dựng concept tổng thể: Chủ đề, khách hàng mục tiêu, định vị thương hiệu

Trong giai đoạn xây dựng concept tổng thể, KANS Hospitality cùng chủ đầu tư làm rõ các câu hỏi quan trọng: khách sạn phục vụ ai, khách đến vì lý do gì, họ kỳ vọng điều gì, thương hiệu muốn được nhớ đến như thế nào và trải nghiệm cốt lõi mà khách sạn mang lại là gì. Từ đó, concept được phát triển thành định hướng cụ thể cho kiến trúc, nội thất, dịch vụ, F&B, đồng phục, nhận diện thương hiệu và cách giao tiếp với khách hàng.

Dự báo tài chính: Chi phí đầu tư, doanh thu, điểm hòa vốn

Một dự án khách sạn không thể chỉ được đánh giá bằng cảm xúc hoặc tiềm năng chung chung. Chủ đầu tư cần có dự báo tài chính cụ thể để hiểu rõ số vốn cần đầu tư, cơ cấu chi phí, khả năng tạo doanh thu, thời gian hoàn vốn và điểm hòa vốn của dự án.

Dự báo tài chính giúp chủ đầu tư nhìn thấy bức tranh kinh doanh trước khi khách sạn đi vào hoạt động. Chẳng hạn, với số lượng phòng dự kiến, mức giá bán trung bình và tỷ lệ lấp đầy theo từng giai đoạn, khách sạn có thể đạt doanh thu bao nhiêu mỗi tháng? Chi phí nhân sự chiếm tỷ lệ bao nhiêu? Mức công suất phòng tối thiểu để hòa vốn là bao nhiêu? Bao lâu thì dòng tiền ổn định? Các câu hỏi này cần được trả lời càng sớm càng tốt.

Tư vấn setup khách sạn từ đầu mô hình vận hành: Tự vận hành hay thuê quản lý

Tự vận hành giúp chủ đầu tư kiểm soát trực tiếp hoạt động kinh doanh, chi phí và định hướng thương hiệu. Tuy nhiên, mô hình này đòi hỏi đội ngũ quản lý có kinh nghiệm, hệ thống quy trình rõ ràng và khả năng kiểm soát vận hành tốt. Nếu thiếu chuyên môn, khách sạn dễ gặp tình trạng vận hành cảm tính, chất lượng dịch vụ không ổn định và khó tối ưu doanh thu.

Giai đoạn đầu: thiết kế & quy hoạch khách sạn từ đầu (design advisory)

Thiết kế khách sạn không chỉ là câu chuyện thẩm mỹ. Một khách sạn đẹp nhưng vận hành bất tiện sẽ tạo ra chi phí cao, làm giảm hiệu suất nhân sự và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Vì vậy, giai đoạn thiết kế và quy hoạch cần có sự tham gia của đội ngũ am hiểu vận hành khách sạn ngay từ đầu.

Làm việc với kiến trúc sư để tối ưu công năng vận hành

Kiến trúc sư thường tập trung vào không gian, hình khối, vật liệu và trải nghiệm thị giác. Trong khi đó, đội ngũ vận hành quan tâm đến hiệu suất sử dụng, luồng di chuyển, khả năng phục vụ, an toàn, bảo trì và sự thuận tiện trong quá trình làm việc hằng ngày. Khi hai góc nhìn này được kết hợp, khách sạn sẽ có thiết kế vừa đẹp vừa thực tế.

KANS Hospitality hỗ trợ rà soát bản vẽ từ góc độ vận hành. Những chi tiết như vị trí quầy lễ tân, lối vào hành lý, thang dịch vụ, bếp nhà hàng và khu vực back office đều cần được tính toán kỹ. Nếu bỏ qua các yếu tố này, khách sạn có thể phải sửa chữa, cải tạo hoặc chấp nhận vận hành kém hiệu quả sau khi đi vào hoạt động.

Tư vấn Setup từ đầu layout tổng thể cho khách sạn từ đầu

Layout là cách tổ chức không gian trong khách sạn. Một layout tốt giúp khách di chuyển thuận tiện, nhân viên làm việc hiệu quả và các bộ phận phối hợp nhịp nhàng. Trong quá trình setup khách sạn từ đầu, layout cần được tư vấn dựa trên mô hình kinh doanh, phân khúc, quy mô và tiêu chuẩn dịch vụ.

KANS Hospitality xem xét layout ở cả hai góc độ: trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành ngay từ đầu. Khu vực tiền sảnh cần tạo ấn tượng đầu tiên tốt, nhưng cũng phải đủ công năng cho check-in, check-out, chờ đợi, xử lý hành lý và hỗ trợ khách. Khu vực phòng cần tối ưu số lượng phòng nhưng không làm giảm sự thoải mái. Khu F&B cần phù hợp với quy mô khách lưu trú và khả năng phục vụ khách ngoài. 

Số lượng & loại phòng

Cơ cấu phòng là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu khách sạn. Khách sạn cần bao nhiêu phòng tiêu chuẩn, bao nhiêu phòng cao cấp, bao nhiêu phòng gia đình, bao nhiêu phòng suite? Diện tích từng loại phòng nên như thế nào? Tỷ lệ phòng đôi, phòng twin, phòng connecting có phù hợp với thị trường mục tiêu không?

KANS Hospitality tư vấn số lượng và loại phòng dựa trên phân tích thị trường, nhóm khách mục tiêu và chiến lược doanh thu. Ngoài ra, KANS Hospitally cũng xem xét khả năng vận hành của từng loại phòng, tiêu chuẩn trang thiết bị, chi phí đầu tư và mức giá bán dự kiến để đảm bảo cơ cấu phòng vừa hấp dẫn khách hàng vừa hiệu quả về tài chính.

Setup Khu vực F&B: Nhà hàng, bar và dịch vụ ẩm thực

F&B là bộ phận có thể tạo doanh thu quan trọng cho khách sạn, nhưng cũng là khu vực có chi phí vận hành phức tạp. Vì vậy, việc thiết kế nhà hàng, bar, khu bếp và các điểm phục vụ ẩm thực cần được tính toán kỹ từ đầu.

Một khách sạn 3 sao có thể chỉ cần nhà hàng phục vụ buffet sáng và một số món cơ bản trong ngày. Khách sạn 4 sao có thể cần nhà hàng all-day dining, phòng tiệc nhỏ, quầy bar hoặc lounge. Resort có thể cần nhiều outlet F&B như nhà hàng chính, pool bar, beach bar, café, khu tiệc ngoài trời hoặc không gian private dining.

Khu tiện ích: Spa, gym, hồ bơi và không gian trải nghiệm

Các khu tiện ích giúp nâng cao giá trị khách sạn và tạo điểm khác biệt trên thị trường. Tuy nhiên, không phải dự án nào cũng cần đầy đủ spa, gym, hồ bơi, phòng họp, khu vui chơi trẻ em hay không gian wellness. Việc đầu tư tiện ích cần dựa trên phân khúc, nhóm khách hàng mục tiêu và khả năng khai thác doanh thu.

Một khách sạn đô thị phục vụ khách công tác có thể cần phòng họp, business corner, gym nhỏ và dịch vụ giặt là nhanh. Một resort nghỉ dưỡng cần hồ bơi, spa, khu cảnh quan, nhà hàng, hoạt động trải nghiệm và không gian thư giãn. Một boutique hotel có thể không cần quá nhiều tiện ích lớn nhưng cần không gian chung đẹp, góc chụp ảnh, café hoặc trải nghiệm văn hóa địa phương.

Tối ưu luồng vận hành khách sạn ngay từ đầu back-of-house và front-of-house

Front-of-house là khu vực khách hàng nhìn thấy và trải nghiệm trực tiếp như sảnh, lễ tân, nhà hàng, phòng nghỉ, hồ bơi, spa. Back-of-house là khu vực vận hành phía sau như kho, bếp, văn phòng, phòng nhân sự, kỹ thuật, giặt là, khu rác, khu giao nhận hàng và lối đi nhân viên.

Một khách sạn vận hành chuyên nghiệp từ đầu cần tách bạch tương đối giữa front-of-house và back-of-house. Khách hàng nên được trải nghiệm không gian sạch sẽ, yên tĩnh, thuận tiện và có tính thẩm mỹ. Trong khi đó, nhân viên cần có luồng di chuyển riêng để làm việc nhanh, an toàn và ít ảnh hưởng đến khách.

Nếu luồng vận hành không được tối ưu, nhiều vấn đề sẽ phát sinh. Nhân viên giao hàng có thể đi qua sảnh chính, xe rác đi chung lối khách, nhân viên buồng phòng phải di chuyển xa, bếp không thuận tiện nhận hàng, kỹ thuật khó tiếp cận hệ thống khi cần sửa chữa. 

Đề xuất tiêu chuẩn trang thiết bị theo phân khúc

KANS Hospitality tư vấn tiêu chuẩn trang thiết bị cho từng khu vực như phòng khách, phòng tắm, nhà hàng, bếp, giặt là, kỹ thuật, văn phòng, spa, gym và khu công cộng. Các hạng mục thường được xem xét gồm giường, nệm, chăn ga gối, minibar, két sắt, TV, khóa cửa, thiết bị vệ sinh, đồ amenities, thiết bị bếp, máy giặt, máy sấy, xe đẩy buồng phòng, phần mềm PMS, thiết bị POS và hệ thống camera.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch vận hành khách sạn từ đầu (Pre-Opening Planning)

Pre-opening Planning là giai đoạn biến ý tưởng và thiết kế thành hệ thống vận hành cụ thể. Đây là thời điểm khách sạn cần xây dựng bộ máy tổ chức, mô tả công việc, quy trình SOP, biểu mẫu, báo cáo, ngân sách vận hành và kế hoạch triển khai trước ngày khai trương.

Setup cơ cấu tổ chức khách sạn (Organizational Chart)

Cơ cấu tổ chức là bản đồ nhân sự của khách sạn. Nó cho biết khách sạn có những bộ phận nào, ai phụ trách, tuyến báo cáo ra sao và mối quan hệ giữa các vị trí như thế nào. Một organizational chart rõ ràng giúp khách sạn vận hành có trật tự, tránh chồng chéo trách nhiệm hoặc bỏ sót công việc.

Tùy theo quy mô và phân khúc, khách sạn có thể có các bộ phận như ban giám đốc, lễ tân, buồng phòng, F&B, bếp, kinh doanh, marketing, kế toán, nhân sự, kỹ thuật, an ninh, spa và công nghệ thông tin. Với khách sạn nhỏ, một số vị trí có thể kiêm nhiệm. Với khách sạn lớn, các bộ phận cần được chia rõ theo cấp quản lý, giám sát và nhân viên.

Mô tả công việc JD cho từng vị trí nhân sự

Sau khi có cơ cấu tổ chức, khách sạn cần xây dựng mô tả công việc cho từng vị trí. JD không chỉ dùng để tuyển dụng mà còn là căn cứ để đào tạo, giao việc, đánh giá hiệu suất và xử lý trách nhiệm trong quá trình vận hành khách sạn/resort.

Một JD tốt cần nêu rõ tên vị trí, bộ phận, cấp báo cáo, mục tiêu công việc, nhiệm vụ chính, yêu cầu năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng, tiêu chuẩn hành vi và các chỉ số đánh giá liên quan. Ví dụ, nhân viên lễ tân không chỉ làm thủ tục check-in, check-out mà còn cần tư vấn thông tin, xử lý yêu cầu khách, phối hợp với buồng phòng, cập nhật tình trạng phòng và đảm bảo trải nghiệm đầu tiên của khách.

Thiết lập quy trình vận hành tiêu chuẩn sop

SOP là bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn, giúp khách sạn duy trì chất lượng dịch vụ đồng nhất. Trong ngành khách sạn, trải nghiệm khách hàng không thể phụ thuộc hoàn toàn vào cảm tính của từng nhân viên. Cùng một tình huống, khách sạn cần có cách xử lý nhất quán, chuyên nghiệp và phù hợp với định vị thương hiệu.

KANS Hospitality xây dựng SOP cho các bộ phận trọng yếu như lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, kỹ thuật, an ninh, kế toán, kinh doanh và chăm sóc khách hàng. SOP cần đủ chi tiết để nhân viên thực hiện được, nhưng cũng phải dễ hiểu, dễ đào tạo và dễ cập nhật khi vận hành thực tế.

SOP không phải tài liệu để cất trong tủ. SOP phải được đưa vào đào tạo, kiểm tra, giám sát và cải tiến liên tục. Một khách sạn có SOP tốt sẽ giảm phụ thuộc vào cá nhân, hạn chế lỗi lặp lại, tăng hiệu suất làm việc và tạo trải nghiệm ổn định cho khách.

Xây dựng từ đầu: SOP bộ phận lễ tân

Lễ tân là điểm tiếp xúc quan trọng giữa khách hàng và khách sạn. Quy trình lễ tân cần bao gồm đặt phòng, xác nhận booking, chuẩn bị trước khi khách đến, check-in, xử lý thanh toán, hỗ trợ thông tin, chăm sóc khách trong thời gian lưu trú, xử lý phàn nàn, check-out và cập nhật dữ liệu khách hàng.

Một quy trình lễ tân tốt giúp giảm thời gian chờ, hạn chế sai sót trong thanh toán, kiểm soát tình trạng phòng và tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Đặc biệt, lễ tân cần được đào tạo kỹ về giao tiếp, xử lý tình huống và phối hợp với các bộ phận khác.

Xây dựng từ đầu: SOP bộ phận buồng phòng

Buồng phòng ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách. SOP buồng phòng cần quy định rõ quy trình làm phòng khách ở, phòng khách trả, phòng VIP, kiểm tra minibar, xử lý đồ thất lạc, báo cáo hỏng hóc, kiểm kê đồ vải, vệ sinh khu công cộng và tiêu chuẩn kiểm tra phòng trước khi giao cho lễ tân.

Nếu SOP buồng phòng không rõ, khách sạn dễ gặp lỗi như phòng chưa sạch, thiếu amenities, đồ vải bẩn, mùi phòng không tốt hoặc chậm cập nhật tình trạng phòng. Những lỗi nhỏ này có thể ảnh hưởng lớn đến đánh giá của khách trên OTA.

Xây dựng từ đầu: SOP bộ phận nhà hàng

Đối với nhà hàng, SOP cần bao gồm quy trình đón khách, phục vụ bàn, setup buffet sáng, gọi món, thanh toán, xử lý yêu cầu đặc biệt, vệ sinh dụng cụ, kiểm soát hàng hóa và tiêu chuẩn giao tiếp. Nếu khách sạn có bar, room service hoặc banquet, các quy trình này cũng cần được xây dựng riêng.

F&B có nhiều điểm chạm với khách hàng nên cần quy trình rõ ràng để đảm bảo tốc độ, chất lượng món ăn, vệ sinh an toàn thực phẩm và trải nghiệm phục vụ.

Xây dựng từ đầu: SOP bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật giữ vai trò đảm bảo hệ thống khách sạn hoạt động ổn định. SOP kỹ thuật cần bao gồm bảo trì định kỳ, xử lý sự cố điện nước, điều hòa, thang máy, khóa cửa, thiết bị phòng, hệ thống PCCC, hồ bơi, bếp, giặt là và các hạng mục cơ sở vật chất khác.

Một hệ thống kỹ thuật vận hành tốt giúp khách sạn giảm sự cố, kéo dài tuổi thọ tài sản và bảo vệ trải nghiệm khách hàng. Ngược lại, các lỗi kỹ thuật như điều hòa hỏng, nước nóng không ổn định, khóa phòng lỗi hoặc thang máy trục trặc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín khách sạn.

Xây dựng hệ thống biểu mẫu, báo cáo các bộ phận khách sạn

Bên cạnh SOP, khách sạn cần hệ thống biểu mẫu và báo cáo để kiểm soát hoạt động hằng ngày. Các biểu mẫu có thể bao gồm checklist phòng, phiếu bàn giao ca, báo cáo doanh thu, báo cáo công suất phòng, phiếu kiểm kê kho, phiếu yêu cầu sửa chữa, biên bản xử lý phàn nàn, báo cáo minibar, báo cáo đồ thất lạc và bảng chấm công.

Lập ngân sách vận hành opex

OPEX là ngân sách chi phí vận hành thường xuyên của khách sạn, bao gồm lương nhân sự, điện nước, vật tư tiêu hao, giặt là, amenities, bảo trì, marketing, hoa hồng OTA, phần mềm, bảo hiểm, an ninh, vệ sinh và các khoản chi phí quản lý khác.

Lập ngân sách OPEX giúp chủ đầu tư biết khách sạn cần bao nhiêu chi phí để vận hành mỗi tháng và doanh thu cần đạt mức nào để đảm bảo lợi nhuận. Nếu không kiểm soát OPEX, khách sạn có thể rơi vào tình trạng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận thấp do chi phí bị phình to.

KANS Hospitality hỗ trợ lập ngân sách vận hành theo từng giai đoạn, đặc biệt là giai đoạn pre-opening và 6 tháng đầu sau khai trương. Đây là thời điểm chi phí thường cao, doanh thu chưa ổn định và cần kiểm soát chặt chẽ dòng tiền.

Giai đoạn 3: Mua sắm thiết bị & Setup khách sạn từ đầu (Procurement & Setup)

Sau khi hoàn thiện kế hoạch vận hành, khách sạn bước vào giai đoạn mua sắm và setup thực tế. Đây là giai đoạn liên quan đến rất nhiều hạng mục, nhà cung cấp, báo giá, tiến độ giao hàng, kiểm tra chất lượng và lắp đặt. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, dự án dễ bị trễ tiến độ, phát sinh chi phí hoặc mua sai thiết bị.

KANS Hospitality hỗ trợ chủ đầu tư trong việc lập danh mục mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp, kiểm soát chất lượng và setup vận hành theo tiêu chuẩn đã thống nhất.

Lập danh sách trang thiết bị FF&E và OS&E

Trong khách sạn, FF&E là nhóm furniture, fixtures and equipment, bao gồm nội thất, thiết bị cố định và các hạng mục lớn như giường, bàn ghế, tủ, đèn, rèm, thiết bị phòng, thiết bị nhà hàng, thiết bị bếp và máy móc vận hành. OS&E là nhóm operating supplies and equipment, bao gồm các vật dụng phục vụ vận hành hằng ngày như chăn ga gối, khăn, amenities và nhiều hạng mục nhỏ khác.

Tìm nhà cung cấp, so sánh báo giá

Lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dựa trên giá rẻ. Khách sạn cần xem xét chất lượng sản phẩm, năng lực giao hàng, chính sách bảo hành, khả năng cung ứng lâu dài, tính đồng bộ, thời gian sản xuất và mức độ phù hợp với tiêu chuẩn thương hiệu.

Với các hạng mục quan trọng như nệm, đồ vải, thiết bị bếp, khóa cửa, PMS, thiết bị phòng tắm, đồ amenities và thiết bị kỹ thuật, cần kiểm tra kỹ thông số, mẫu sản phẩm và điều kiện bảo hành. Một quyết định mua sắm sai có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng trong nhiều năm.

Kiểm soát chất lượng & tiến độ giao hàng

Trong giai đoạn pre-opening, tiến độ mua sắm ảnh hưởng trực tiếp đến ngày khai trương. Nếu thiết bị giao trễ, phòng không thể setup đúng hạn. Nếu sản phẩm không đạt chất lượng, khách sạn phải đổi trả, lắp đặt lại hoặc chấp nhận vận hành với tiêu chuẩn thấp hơn.

Kiểm soát chất lượng không chỉ diễn ra khi nhận hàng mà còn cần được thực hiện từ giai đoạn chọn mẫu. Ví dụ, khăn khách sạn cần đáp ứng độ mềm, độ thấm hút, độ bền giặt. Nệm cần phù hợp với tiêu chuẩn giấc ngủ và phân khúc khách. Đồ amenities cần đồng bộ với hình ảnh thương hiệu. Thiết bị bếp cần đáp ứng công suất phục vụ thực tế.

Setup thực tế và kiểm soát tiêu chuẩn

Setup thực tế là giai đoạn biến không gian xây dựng thành một khách sạn sẵn sàng phục vụ khách. Mỗi khu vực cần được bố trí đúng tiêu chuẩn, đúng công năng và thuận tiện cho vận hành từ đầu. Đây cũng là lúc các quy trình được kiểm tra trong môi trường thực tế.

Phòng mẫu Mockup room

Mock-up room là phòng mẫu được hoàn thiện trước để kiểm tra toàn bộ thiết kế, vật liệu, thiết bị, ánh sáng, công năng và trải nghiệm sử dụng. Đây là bước rất quan trọng trước khi triển khai hàng loạt cho toàn bộ phòng khách.

Thông qua phòng mẫu, chủ đầu tư và đội ngũ tư vấn có thể phát hiện các điểm cần điều chỉnh như kích thước nội thất, vị trí công tắc, ánh sáng đầu giường, chiều cao lavabo, chất lượng rèm, độ tiện dụng của bàn làm việc, cách bố trí ổ cắm, sự thoải mái của nệm và tính phù hợp của vật liệu.

Setup phòng khách sạn, khu vực công cộng

Sau khi phòng mẫu được phê duyệt, khách sạn tiến hành setup phòng khách và khu công cộng. Phòng khách cần được bố trí đồng nhất theo tiêu chuẩn thương hiệu, đảm bảo đầy đủ vật dụng, tiện nghi, hướng dẫn sử dụng, tiêu chuẩn vệ sinh và trải nghiệm lưu trú.

Khu công cộng như sảnh, hành lang, nhà hàng, phòng họp, hồ bơi, spa, gym và khu vệ sinh chung cũng cần được setup từ đầu theo tiêu chuẩn vận hành. Đây là những khu vực khách thường xuyên tiếp xúc nên cần chú trọng cả thẩm mỹ lẫn sự thuận tiện.

Kiểm tra tính sẵn sàng vận hành (Readiness check)

Trước khi khách sạn mở cửa, cần thực hiện readiness check để đánh giá mức độ sẵn sàng của toàn bộ hệ thống. Readiness check bao gồm kiểm tra phòng, thiết bị, nhân sự, quy trình, phần mềm, hệ thống thanh toán, an toàn, PCCC, vệ sinh, biển chỉ dẫn, kho hàng, F&B và khả năng xử lý tình huống.

KANS Hospitality thực hiện kiểm tra theo checklist chi tiết, giúp chủ đầu tư biết hạng mục nào đã sẵn sàng, hạng mục nào cần bổ sung và rủi ro nào cần xử lý trước khi đón khách. Đây là bước quan trọng để giảm sự cố trong giai đoạn soft opening.

Dịch vụ cùa Kans Hospitality được nhiều khác hàng quan tâm:

• Tối Ưu Doanh Thu OTA (Revenue Optimization)
• Quản Lý & Vận Hành Toàn Diện (Full Hotel Management)

Giai đoạn vận hành khách sạn: Tuyển dụng & đào tạo (Recruitment & Training)

Con người là yếu tố quyết định chất lượng dịch vụ khách sạn. Một cơ sở vật chất tốt nhưng đội ngũ nhân sự thiếu kỹ năng, thiếu thái độ phục vụ hoặc không hiểu quy trình sẽ khó tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt. Vì vậy, tuyển dụng và đào tạo là một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình Hotel Development & Pre-Opening.

Tuyển dụng đội ngũ chủ chốt (GM, trưởng bộ phận)

Đội ngũ chủ chốt gồm tổng quản lý, trưởng bộ phận lễ tân, buồng phòng, F&B, bếp, kinh doanh, kế toán, kỹ thuật và nhân sự. Đây là những người sẽ trực tiếp xây dựng đội ngũ, triển khai quy trình, kiểm soát chất lượng và vận hành khách sạn ngay từ đầu sau khai trương.

Tuyển đúng đội ngũ chủ chốt giúp khách sạn giảm áp lực cho chủ đầu tư và tăng khả năng vận hành ổn định. Ngược lại, nếu tuyển sai các vị trí quản lý, khách sạn có thể gặp vấn đề về văn hóa làm việc, kiểm soát chi phí, chất lượng dịch vụ và năng lực xử lý tình huống.

Tuyển nhân sự vận hành chuyên nghiệp từ đầu

Sau khi có đội ngũ quản lý, khách sạn cần tuyển nhân sự vận hành như lễ tân, nhân viên buồng phòng, phục vụ nhà hàng, đầu bếp, phụ bếp, kỹ thuật viên, bảo vệ, nhân viên spa, nhân viên kinh doanh và nhân viên hỗ trợ khác.

Tuyển dụng nhân sự vận hành cần bám sát cơ cấu tổ chức và ngân sách OPEX. Không nên tuyển quá ít khiến nhân viên quá tải, nhưng cũng không nên tuyển quá nhiều trong giai đoạn đầu khi công suất phòng chưa ổn định. Kế hoạch tuyển dụng cần chia theo từng giai đoạn để đảm bảo vừa đủ nhân lực cho đào tạo, chạy thử và khai trương.

Đào tạo nghiệp vụ nhân sự theo tiêu chuẩn

Đào tạo nghiệp vụ giúp nhân viên hiểu rõ công việc và thực hiện đúng tiêu chuẩn. Nhân viên lễ tân cần được đào tạo về quy trình check-in, check-out, sử dụng PMS, giao tiếp điện thoại, xử lý booking và chăm sóc khách. Nhân viên buồng phòng cần được đào tạo về quy trình làm phòng, tiêu chuẩn vệ sinh, kiểm tra minibar, xử lý đồ thất lạc và báo cáo hỏng hóc. Nhân viên nhà hàng cần được đào tạo về setup bàn, phục vụ món, kỹ năng bán hàng, vệ sinh an toàn thực phẩm và xử lý yêu cầu khách.

Đào tạo văn hóa dịch vụ

Văn hóa dịch vụ là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa một khách sạn bình thường và một khách sạn được khách hàng yêu thích. Nhân viên cần hiểu rằng dịch vụ không chỉ là hoàn thành nhiệm vụ mà còn là cách giao tiếp, thái độ, sự chủ động và khả năng tạo cảm giác được quan tâm cho khách hàng.

KANS Hospitality hỗ trợ xây dựng văn hóa dịch vụ phù hợp với định vị thương hiệu. Một khách sạn boutique có thể cần phong cách phục vụ gần gũi, cá nhân hóa và giàu cảm xúc. Một khách sạn business cần sự nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Một resort cần sự thân thiện, tinh tế và khả năng tạo trải nghiệm thư giãn.

Đào tạo quy trình SOP khách sạn

SOP chỉ có giá trị khi nhân viên hiểu và thực hiện được. Vì vậy, sau khi xây dựng SOP, khách sạn cần tổ chức đào tạo, thực hành, kiểm tra và điều chỉnh nếu cần. Mỗi bộ phận cần nắm rõ quy trình của mình và hiểu cách phối hợp với bộ phận khác.

Ví dụ, lễ tân cần biết khi nào thông báo buồng phòng chuẩn bị phòng VIP. Buồng phòng cần biết cách cập nhật tình trạng phòng cho lễ tân. Nhà hàng cần biết cách phối hợp với bếp khi có khách đoàn. Kỹ thuật cần biết cách tiếp nhận và xử lý yêu cầu sửa chữa từ các bộ phận.

Xây dựng hệ thống đánh giá nhân sự KPI

KPI giúp khách sạn đo lường hiệu suất nhân sự và tạo cơ sở cho khen thưởng, đào tạo, điều chỉnh. KPI có thể bao gồm tỷ lệ hài lòng của khách, tốc độ xử lý công việc, số lỗi vận hành, doanh thu bán thêm, tỷ lệ hoàn thành checklist, điểm đánh giá phòng, chi phí nhân sự và mức độ tuân thủ quy trình.

KANS Hospitality tư vấn hệ thống KPI phù hợp với từng bộ phận, tránh đặt chỉ tiêu quá chung chung hoặc quá khó đo lường. KPI tốt cần rõ ràng, công bằng, có thể theo dõi và gắn với mục tiêu kinh doanh của khách sạn.

Giai đoạn xây dựng hệ thống kinh doanh khách sạn chuẩn hóa từ đầu (Sales & Marketing setup)

Một khách sạn không thể đợi đến ngày khai trương mới bắt đầu bán phòng. Hệ thống kinh doanh cần được xây dựng từ trước để tạo nhận diện thương hiệu, mở kênh bán, xây dựng chiến lược giá, tiếp cận khách hàng và tạo nguồn đặt phòng ban đầu.

Xây dựng chiến lược giá Pricing Strategy

Chiến lược giá không đơn giản là đặt một mức giá cố định cho từng loại phòng. Khách sạn cần xây dựng giá theo mùa, theo ngày trong tuần, theo kênh bán, theo nhóm khách, theo gói dịch vụ và theo mức độ nhu cầu thị trường.

Một chiến lược giá tốt giúp khách sạn tối ưu doanh thu, tăng tỷ lệ lấp đầy và tránh bán dưới giá trị sản phẩm. Trong giai đoạn mới khai trương, khách sạn có thể cần giá giới thiệu, gói trải nghiệm, ưu đãi cho khách địa phương hoặc chính sách hợp tác với đại lý. Tuy nhiên, việc giảm giá cần có chiến lược, tránh làm suy yếu định vị thương hiệu.

Thiết lập kênh bán Ota Booking, Agoda và các nền tảng khác

OTA như Booking, Agoda, Expedia hoặc Traveloka là các kênh quan trọng giúp khách sạn tiếp cận khách hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, để bán hiệu quả trên OTA, khách sạn cần tối ưu nội dung, hình ảnh, mô tả phòng, chính sách giá, điều kiện hủy phòng, tiện ích, bản đồ và phản hồi đánh giá.

Ngoài OTA, khách sạn cũng cần kiểm soát chiến lược phân phối để không phụ thuộc quá nhiều vào một kênh. Hoa hồng OTA có thể ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận nếu khách sạn không phát triển thêm kênh trực tiếp.

Setup Website khách sạn

Website là kênh chính thức giúp khách sạn xây dựng thương hiệu và tăng đặt phòng trực tiếp. Một website tốt cần có giao diện đẹp, tốc độ tải nhanh, nội dung rõ ràng, hình ảnh chất lượng, thông tin phòng, tiện ích, vị trí, ưu đãi, liên hệ và công cụ đặt phòng nếu cần.

Website cũng là nền tảng quan trọng cho SEO và marketing dài hạn. Khi khách hàng tìm kiếm tên khách sạn hoặc các từ khóa liên quan đến điểm đến, website cần xuất hiện với thông tin đáng tin cậy. Đây là cách giúp khách sạn giảm phụ thuộc vào OTA và xây dựng dữ liệu khách hàng riêng.

Đại lý du lịch và đối tác B2B

Bên cạnh OTA và website, khách sạn cần xây dựng mạng lưới đại lý du lịch, công ty lữ hành, doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện và đối tác địa phương. Kênh B2B đặc biệt quan trọng với khách sạn phục vụ khách đoàn, khách công tác, khách MICE hoặc resort nghỉ dưỡng.

Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu branding

Branding không chỉ là logo. Bộ nhận diện thương hiệu bao gồm tên thương hiệu, logo, màu sắc, font chữ, hình ảnh, thông điệp, giọng nói thương hiệu, đồng phục, biển chỉ dẫn, vật phẩm trong phòng, menu, tài liệu bán hàng và trải nghiệm tổng thể.

Một thương hiệu khách sạn mạnh giúp khách hàng dễ ghi nhớ, dễ phân biệt và có cảm nhận rõ ràng về giá trị. KANS Hospitality tư vấn branding dựa trên concept, phân khúc và khách hàng mục tiêu. Nếu thương hiệu hướng đến sự sang trọng, toàn bộ nhận diện cần tinh tế, nhất quán và cao cấp. Nếu hướng đến sự trẻ trung, nhận diện có thể sáng tạo, gần gũi và năng động hơn.

Lập kế hoạch marketing trước khai trương

Marketing trước khai trương giúp khách sạn tạo nhận diện, thu hút sự chú ý và tạo booking sớm. Kế hoạch này có thể bao gồm truyền thông mạng xã hội, chiến dịch teaser, chụp ảnh, quay video, bài PR, hợp tác KOL, chương trình ưu đãi khai trương, sự kiện preview, email marketing và hoạt động với đối tác du lịch.

Thiết lập hệ thống CRM, PMS

PMS là phần mềm quản lý khách sạn, hỗ trợ đặt phòng, check-in, check-out, quản lý tình trạng phòng, doanh thu, báo cáo và phối hợp giữa các bộ phận. CRM là hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng, giúp khách sạn chăm sóc khách cũ, cá nhân hóa trải nghiệm và triển khai marketing hiệu quả hơn.

Lựa chọn PMS và CRM cần dựa trên quy mô, ngân sách, kênh bán, nhu cầu báo cáo và khả năng tích hợp với channel manager, booking engine, POS hoặc hệ thống kế toán. KANS Hospitality tư vấn lựa chọn và thiết lập hệ thống phù hợp, đồng thời đào tạo nhân sự sử dụng trước khi vận hành chính thức.

Giai đoạn chạy thử & khai trương (Soft Opening & Grand Opening)

Sau khi hoàn tất setup, tuyển dụng, đào tạo và xây dựng hệ thống kinh doanh, khách sạn cần bước vào giai đoạn chạy thử trước khi khai trương chính thức. Đây là thời điểm kiểm tra toàn bộ hệ thống trong điều kiện gần với vận hành thực tế.

Vận hành thử Soft Opening

Soft opening là giai đoạn khách sạn mở cửa giới hạn để đón một lượng khách nhất định, thường là khách mời, đối tác, nhóm khách nhỏ hoặc khách đặt phòng với chính sách ưu đãi. Mục tiêu không phải tối đa doanh thu ngay lập tức mà là kiểm tra khả năng vận hành.

Trong giai đoạn này, khách sạn sẽ kiểm tra quy trình check-in, check-out, phục vụ phòng, nhà hàng, kỹ thuật, phản hồi khách hàng, hệ thống phần mềm, thanh toán, báo cáo và phối hợp nội bộ. Những lỗi phát sinh ở soft opening là điều bình thường và cần được ghi nhận để điều chỉnh trước grand opening.

Kiểm tra & điều chỉnh quy trình vận hành khách sạn resort chuyên nghiệp

Không phải quy trình nào được viết trên giấy cũng phù hợp hoàn toàn với thực tế. Khi vận hành thử, khách sạn có thể phát hiện một số SOP cần điều chỉnh, biểu mẫu cần đơn giản hơn, nhân sự cần phân ca lại hoặc một số vị trí cần bổ sung đào tạo.

Xử lý lỗi vận hành ban đầu

Các lỗi ban đầu có thể đến từ nhiều phía: nhân sự chưa quen việc, thiết bị chưa ổn định, phần mềm cấu hình chưa đúng, quy trình phối hợp chưa mượt, khách chưa hiểu dịch vụ hoặc nhà cung cấp chưa đáp ứng tốt. Điều quan trọng là khách sạn cần có cơ chế ghi nhận, phân loại và xử lý lỗi nhanh.

Lên kế hoạch & tổ chức khai trương chính thức

Grand opening là sự kiện đánh dấu khách sạn chính thức ra mắt thị trường. Đây là cơ hội để tạo ấn tượng với khách hàng, đối tác, truyền thông, đại lý du lịch và cộng đồng địa phương. Tuy nhiên, grand opening chỉ nên được tổ chức khi khách sạn đã đủ sẵn sàng về vận hành.

KANS Hospitality tư vấn kế hoạch khai trương bao gồm danh sách khách mời, chương trình sự kiện, thông điệp truyền thông, ưu đãi khai trương, hoạt động PR, hình ảnh thương hiệu và phương án vận hành trong ngày sự kiện. Một buổi khai trương thành công không chỉ đẹp về hình thức mà còn phải tạo tiền đề cho hoạt động kinh doanh sau đó.

Đánh giá hiệu suất giai đoạn đầu

Sau soft opening và grand opening, khách sạn cần đánh giá hiệu suất vận hành qua các chỉ số như công suất phòng, giá bán trung bình, doanh thu phòng, doanh thu F&B, chi phí nhân sự, phản hồi khách hàng, điểm đánh giá OTA, số lỗi vận hành và mức độ hoàn thành quy trình.

Việc đánh giá sớm giúp ban quản lý biết khách sạn đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh. Đây cũng là cơ sở để xây dựng kế hoạch kinh doanh cho các tháng tiếp theo.

Giai đoạn hỗ trợ sau khai trương (Post-Opening Support)

Khai trương không phải là điểm kết thúc của quá trình setup khách sạn từ giai đoạn đầu. Trên thực tế, 1 đến 6 tháng đầu sau khai trương là giai đoạn rất nhạy cảm. Khách sạn cần ổn định vận hành, hoàn thiện nhân sự, tối ưu doanh thu, kiểm soát chi phí và xây dựng uy tín trên thị trường.

Giám sát vận hành chuyên nghiệp 1-3-6 tháng đầu

Trong tháng đầu tiên, khách sạn cần tập trung xử lý lỗi vận hành, ổn định nhân sự và đảm bảo trải nghiệm khách hàng. Sau 3 tháng, khách sạn cần đánh giá lại quy trình, doanh thu, chi phí và hiệu suất từng bộ phận. Sau 6 tháng, khách sạn cần có bức tranh rõ hơn về thị trường, mùa vụ, khả năng sinh lời và định hướng phát triển tiếp theo.

Tối ưu doanh thu Revenue Management

Revenue management là hoạt động tối ưu doanh thu dựa trên giá bán, công suất phòng, nhu cầu thị trường, kênh phân phối và hành vi đặt phòng. Trong giai đoạn đầu, khách sạn cần theo dõi sát tình hình booking để điều chỉnh giá, ưu đãi và kênh bán phù hợp.

Nếu giá quá cao, khách sạn khó đạt công suất. Nếu giá quá thấp, doanh thu và định vị thương hiệu bị ảnh hưởng. Nếu phụ thuộc quá nhiều vào OTA, lợi nhuận bị giảm do hoa hồng. Nếu không có dữ liệu khách hàng, khách sạn khó phát triển kênh bán trực tiếp.

Điều chỉnh quy trình & nhân sự

Sau một thời gian vận hành thực tế, khách sạn có thể cần điều chỉnh quy trình hoặc cơ cấu nhân sự. Một số SOP có thể cần rút gọn, một số biểu mẫu cần bổ sung, một số vị trí cần đào tạo lại hoặc thay đổi cách phân ca để phù hợp với công suất phòng.

Báo cáo hiệu quả kinh doanh

Báo cáo hiệu quả kinh doanh giúp chủ đầu tư hiểu khách sạn đang hoạt động ra sao. Báo cáo cần thể hiện các chỉ số quan trọng như doanh thu phòng, ADR, RevPAR, công suất phòng, doanh thu F&B, chi phí vận hành, GOP, phản hồi khách hàng, hiệu quả kênh bán và tình hình nhân sự.

Một báo cáo tốt không chỉ liệt kê số liệu mà còn phân tích nguyên nhân, xu hướng và đề xuất hành động. KANS Hospitality hỗ trợ xây dựng hệ thống báo cáo quản trị để chủ đầu tư có cái nhìn rõ ràng, kịp thời và thực tế về hiệu quả kinh doanh.

Bảng giá SETUP & vận hành khách sạn từ đầu

Chi phí setup và vận hành khách sạn từ đầu phụ thuộc vào quy mô số phòng, phạm vi công việc và hình thức hợp tác mà chủ đầu tư lựa chọn. Thay vì chỉ thực hiện một vài hạng mục riêng lẻ, KANS Hospitality xây dựng phương án tổng thể từ tư vấn tiền khai trương, thiết lập hệ thống vận hành, xây dựng SOP, setup kênh bán đến đào tạo nhân sự và hỗ trợ khách sạn đi vào hoạt động.

Dưới đây là bảng giá tham khảo dành cho dịch vụ setup trọn gói và quản lý vận hành khách sạn. Mức phí thực tế được xác định theo quy mô dự án và nội dung công việc thống nhất trong hợp đồng.

Bảng giá SETUP Khách sạn từ đầu

Gói SETUP khách sạn từ đầu – Pre-Opening được xây dựng theo số lượng phòng vận hành thực tế. Dịch vụ bao phủ các hạng mục quan trọng trước khai trương nhằm giúp chủ đầu tư có một hệ thống tương đối hoàn chỉnh trước khi chính thức đón khách.

Hạng mục SETUP khách sạn từ đầu	Nội dung chính	Chi phí
Tư vấn và lập kế hoạch tiền khai trương	Khảo sát dự án, phân tích thị trường, xác định khách hàng mục tiêu, tư vấn mô hình và lập Pre-opening Plan	15.000.000 VNĐ/phòng
Thiết lập hệ thống quản lý	Cơ cấu tổ chức, chức năng từng bộ phận, JD, hệ thống báo cáo và phân quyền
Xây dựng SOP	Chuẩn hóa quy trình lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật, an ninh, F&B, chăm sóc khách hàng, kinh doanh
Thiết lập hệ thống công nghệ	PMS, Channel Manager, Booking Engine và kiểm tra khả năng đồng bộ hệ thống
Setup và tối ưu OTA	Thiết lập tài khoản, loại phòng, giá, chính sách, nội dung, hình ảnh và chương trình bán hàng
Chiến lược giá và doanh thu	Xây dựng bảng giá, chính sách giá linh hoạt, khuyến mại và Revenue Management
Tuyển dụng và đào tạo	Hỗ trợ tuyển vị trí chủ chốt, đào tạo nghiệp vụ, SOP và tiêu chuẩn phục vụ
Pre-opening & Soft Opening	Readiness check, chạy thử quy trình, kiểm tra hệ thống và xử lý lỗi trước khai trương
Hỗ trợ sau khai trương	Theo dõi vận hành, doanh thu, điều chỉnh quy trình và xử lý tình huống

Như vậy, đơn giá dịch vụ setup khách sạn trọn gói là 15.000.000 VNĐ/phòng, tổng giá trị được tính dựa trên số phòng vận hành thực tế của dự án.

Báo giá trên chưa bao gồm VAT nếu phát sinh. Tiến độ thanh toán được chia thành 3 đợt:

• Đợt 1: 30% giá trị hợp đồng khi ký hợp đồng.
• Đợt 2: 50% sau khi hoàn thành 70% khối lượng công việc.
• Đợt 3: 20% khi nghiệm thu và bàn giao.

Cách chia tiến độ giúp chủ đầu tư dễ kiểm soát ngân sách đồng thời gắn chi phí với mức độ hoàn thành thực tế của dự án.

Bảng giá vận hành khách sạn chọn gói

Sau khi khách sạn hoàn thành giai đoạn setup và chính thức đi vào kinh doanh, chủ đầu tư có thể lựa chọn dịch vụ quản lý và vận hành khách sạn trọn gói. KANS Hospitality tham gia quản lý hoạt động hằng ngày, doanh thu, nhân sự, OTA, chất lượng dịch vụ, chi phí và hệ thống báo cáo cho chủ đầu tư.

Gói dịch vụ vận hành khách sạn chọn gói	Đơn vị	Đơn giá
Quản lý & vận hành khách sạn trọn gói	Tháng	20.000.000 VNĐ/tháng
Phí quản lý theo hiệu quả kinh doanh	Doanh thu tháng	5% tổng doanh thu
Tổng chi phí dịch vụ hàng tháng		20.000.000 VNĐ + 5% tổng doanh thu

Phạm vi quản lý vận hành bao gồm các công việc chính như:

• Điều hành tổng thể hoạt động của các bộ phận trong khách sạn.
• Xây dựng và điều chỉnh chiến lược giá bán phòng theo thị trường.
• Theo dõi Occupancy, ADR, RevPAR và hiệu quả doanh thu.
• Quản lý Booking.com, Agoda, Expedia, Traveloka và các kênh bán phòng.
• Kiểm soát giá, tồn phòng và chương trình khuyến mại trên OTA.
• Kiểm soát chất lượng phòng và tiêu chuẩn phục vụ.
• Theo dõi review, phản hồi và trải nghiệm của khách lưu trú.
• Tư vấn cơ cấu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và KPI.
• Kiểm soát việc thực hiện SOP tại từng bộ phận.
• Theo dõi và tối ưu chi phí vận hành.
• Báo cáo doanh thu, công suất phòng và hiệu quả kinh doanh định kỳ cho chủ đầu tư.

Phí quản lý cố định 20.000.000 VNĐ/tháng được thanh toán vào đầu tháng. Phần phí 5% tổng doanh thu được đối soát dựa trên doanh thu thực tế cuối tháng. Báo giá chưa bao gồm VAT và thời hạn hợp đồng quản lý được đề xuất là 36 tháng.

Đối với khách sạn chưa cần thuê quản lý vận hành toàn bộ mà chỉ muốn triển khai OTA riêng, KANS Hospitality cũng có gói setup OTA một lần với chi phí 7.000.000 VNĐ, bao gồm thiết lập tài khoản, thông tin khách sạn, hình ảnh, giá bán, chính sách và kết nối Channel Manager khi cần. Dịch vụ vận hành OTA riêng được tính bằng 5% tổng doanh thu OTA, với thời hạn hợp đồng tối thiểu 1 năm.

Quy trình và thời gian triển khai SETUP khách sạn

Một dự án setup khách sạn từ đầu không chỉ bao gồm việc đưa trang thiết bị vào phòng hay mở tài khoản OTA. Để khách sạn có thể vận hành ổn định, các công việc cần được triển khai theo trình tự từ chiến lược, hệ thống vận hành, nhân sự đến chạy thử trước khai trương.

KANS Hospitality triển khai dự án theo các bước chính sau:

Bước 1: Khảo sát và đánh giá dự án

Đội ngũ tư vấn khảo sát hiện trạng, quy mô, số lượng phòng, phân khúc dự kiến và mức độ sẵn sàng của dự án. Đồng thời, thị trường, nhóm khách mục tiêu và đối thủ cạnh tranh cũng được phân tích để xác định hướng kinh doanh phù hợp.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch Pre-Opening

Sau khảo sát, kế hoạch tiền khai trương được xây dựng với các đầu việc cụ thể, thứ tự triển khai, ngân sách vận hành và những hạng mục cần hoàn thiện trước khi khách sạn mở cửa.

Bước 3: Thiết lập hệ thống quản lý và SOP

KANS Hospitality xây dựng cơ cấu tổ chức, Job Description, quy trình phối hợp, SOP và hệ thống biểu mẫu cho từng bộ phận. Đây là nền tảng giúp khách sạn giảm tình trạng vận hành cảm tính và phụ thuộc vào từng cá nhân.

Bước 4: Setup công nghệ, OTA và hệ thống kinh doanh

PMS, Channel Manager, Booking Engine và các hệ thống liên quan được thiết lập theo nhu cầu dự án. Song song với đó là xây dựng loại phòng, chính sách giá, kênh OTA, chương trình khuyến mại và chiến lược Revenue Management.

Bước 5: Tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Khách sạn được hỗ trợ tuyển các vị trí chủ chốt và đội ngũ vận hành. Sau tuyển dụng, nhân sự được đào tạo về nghiệp vụ, quy trình SOP, cách sử dụng hệ thống và tiêu chuẩn dịch vụ trước khi đón khách.

Bước 6: Readiness Check và Soft Opening

Trước ngày khai trương, toàn bộ hệ thống được kiểm tra lại: phòng khách, trang thiết bị, PMS, OTA, quy trình lễ tân, buồng phòng, F&B, kỹ thuật, thanh toán và khả năng phối hợp giữa các bộ phận.

Giai đoạn Soft Opening giúp khách sạn chạy thử trong điều kiện thực tế, phát hiện lỗi và điều chỉnh trước Grand Opening.

Bước 7: Nghiệm thu, bàn giao và hỗ trợ sau khai trương

Sau khi hoàn thiện các hạng mục setup, dự án được nghiệm thu và bàn giao. KANS Hospitality tiếp tục theo dõi hoạt động giai đoạn đầu, đánh giá doanh thu, quy trình, nhân sự và đề xuất điều chỉnh khi cần.

Tổng thời gian triển khai dịch vụ setup khách sạn dự kiến từ 45–90 ngày, tùy theo quy mô và tiến độ thực tế của từng dự án. Vì vậy, chủ đầu tư nên chủ động xây dựng kế hoạch pre-opening đủ sớm để các hạng mục có thời gian hoàn thiện, chạy thử và điều chỉnh trước ngày khai trương chính thức.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi chủ đầu tư tìm hiểu dịch vụ setup và vận hành khách sạn từ đầu. Các thông tin giúp làm rõ chi phí, phạm vi công việc, thời gian triển khai cũng như hình thức hợp tác với KANS Hospitality trước và sau khi khách sạn đi vào hoạt động.

Chi phí setup khách sạn từ đầu là bao nhiêu?

Theo bảng giá dịch vụ hiện tại, gói setup khách sạn trọn gói có đơn giá 15.000.000 VNĐ/phòng và được tính dựa trên số lượng phòng vận hành thực tế. Báo giá chưa bao gồm VAT nếu có.

Gói setup khách sạn bao gồm những công việc gì?

Gói dịch vụ bao gồm tư vấn tiền khai trương, phân tích thị trường, lập Pre-opening Plan, thiết lập cơ cấu nhân sự, xây dựng JD và SOP, setup PMS – Channel Manager – Booking Engine, thiết lập OTA, xây dựng chiến lược giá, hỗ trợ tuyển dụng – đào tạo, Soft Opening và đồng hành giai đoạn đầu sau khai trương.

Thời gian setup khách sạn mất bao lâu?

Thời gian triển khai dự kiến 45–90 ngày, tùy quy mô và tiến độ của dự án (tiết kiệm 1/2 thời gian so với việc chủ đầu tư tự triển khai). Các khách sạn có nhiều phòng, nhiều bộ phận hoặc hệ thống vận hành phức tạp cần phối hợp tiến độ chặt chẽ giữa chủ đầu tư và đơn vị tư vấn.

Có thể thuê KANS Hospitality chỉ setup mà không thuê vận hành lâu dài không?

Setup và quản lý vận hành là hai phạm vi dịch vụ riêng. Chủ đầu tư có thể sử dụng dịch vụ setup để xây dựng hệ thống trước khai trương hoặc lựa chọn thêm dịch vụ quản lý vận hành sau khi khách sạn đi vào hoạt động.

Phí quản lý và vận hành khách sạn được tính như thế nào?

Gói quản lý và vận hành toàn diện hiện có mức phí cố định 20.000.000 VNĐ/tháng cộng 5% tổng doanh thu thực tế của khách sạn. Phí cố định được thanh toán đầu tháng, trong khi phần doanh thu được đối soát cuối tháng.

Dịch vụ vận hành bao gồm quản lý OTA không?

Có. Trong phạm vi quản lý vận hành toàn diện, KANS Hospitality thực hiện quản lý các kênh như Booking.com, Agoda, Expedia, Traveloka; theo dõi giá và tồn phòng, tạo chương trình khuyến mại và tối ưu hiệu quả bán phòng trực tuyến.

Nếu chỉ cần setup OTA thì chi phí bao nhiêu?

Gói setup OTA riêng có chi phí 7.000.000 VNĐ/lần, bao gồm tạo tài khoản OTA, thiết lập thông tin khách sạn, loại phòng, tiện ích, chính sách, hình ảnh, giá bán và kết nối Channel Manager nếu có nhu cầu.

Nếu thuê vận hành OTA sau setup, phí dịch vụ được tính bằng 5% tổng doanh thu OTA. Hợp đồng vận hành OTA tối thiểu 1 năm và báo giá chưa bao gồm VAT.

KANS Hospitality có hỗ trợ sau khi khách sạn khai trương không?

Có. Giai đoạn sau khai trương tập trung theo dõi hoạt động, đánh giá doanh thu và hiệu quả vận hành, điều chỉnh SOP, hỗ trợ xử lý vấn đề phát sinh và tư vấn cải tiến nhằm giúp khách sạn dần ổn định hệ thống.

Khách sạn nào phù hợp với dịch vụ setup và vận hành từ đầu?

Dịch vụ có thể được triển khai cho nhiều mô hình như khách sạn 3 sao, 4 sao, boutique hotel, resort, căn hộ dịch vụ và các mô hình lưu trú khác. Phạm vi công việc cần được điều chỉnh theo quy mô, phân khúc, mô hình kinh doanh và mục tiêu của từng dự án.

Liên hệ dịch vụ Setup khách sạn và vận hành khách sạn từ đầu:

Nếu chủ đầu tư đang chuẩn bị phát triển khách sạn, resort, boutique hotel, căn hộ dịch vụ hoặc mô hình lưu trú mới, việc có một đơn vị tư vấn vận hành chuyên nghiệp ngay từ đầu sẽ giúp dự án đi đúng hướng, tiết kiệm chi phí và tăng cơ hội thành công trên thị trường cạnh tranh. KANS Hospitality chính là lựa chọn phù hợp cho những dự án cần một giải pháp setup khách sạn toàn diện, thực tế và hướng đến hiệu quả kinh doanh lâu dài.

Xem thêm thông tin của Kans Hospitality tại đây: